Het is verplicht om aandelen in een besloten vennootschap (BV) via een notariële akte in eigendom over te dragen. Dit wordt door de notaris vastgelegd in de akte van aandelenoverdracht. In deze akte staat het aantal en de soort over te dragen aandelen én worden alle gegevens vermeld van de vennootschap en de natuurlijke personen/rechtspersonen aan wie de aandelen worden overgedragen.
Iedere BV dient een aandeelhoudersregister te hebben waaruit blijkt wie de eigenaren van de uitgegeven aandelen zijn. De notaris vraagt altijd naar het aandeelhoudersregister om er zeker van te zijn dat de verkoper van de aandelen ook de eigenaar is.
De betaling van de koopprijs verloopt meestal via de notaris, zodat verkoper en koper maximale zekerheid hebben op enerzijds het verkrijgen van de koopprijs en anderzijds het verkrijgen van de aandelen. Indien er maar een aandeelhouder is of als de samenstelling van het bestuur wijzigt, zal de notaris ook zorgen voor bijwerking van de inschrijving in de Kamer van Koophandel.